コスト削減のコンサルティングなら、株式会社オペラシオン

学校法人・教育

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学校法人・教育業界のコスト削減

《コスト削減のポイント》 〜学校法人〜
学校法人にとって大きな問題は少子化進行です。選ばれる学校であり続ける。その為に進学・就職率を高め、独自の教育プログラム等で訴求力向上など、将来への投資は欠かせない状況です。一方では経営の安定が強く求められ、投資へのリスクとの両立の為に財務基盤の安定と投資に向けた余力の確保は常に最重要課題です。当然、コスト削減が有効な手段です。ただ実際のオペレーションでは、コスト削減が習慣化しているが故に生じる問題が少なくありません。PDCAサイクルが行き詰った時こそ、課題を乗り越え、オペレーションと意欲を一段階引き上げる好機かもしれません。
私達オペラシオン従業員も、自分の出身校や我が子の学校は常に良くあって欲しいと願っています。多くの人の想いが詰まった学校法人様だからこそ、理論や課題解決だけではないお手伝いをさせていただき、私達も成長させていただきました。

導入事例

学校法人 麻生塾 全校的コスト削減コンサル導入 


【従来の経費削減への取り組み】
− 今まではどのように経費削減に取り組まれていたのでしょうか
経費削減は全校的に大きな課題として常に取り組み続けていました。各部門の努力で成果を挙げていた自負はありました。各部門が責任を持ち、常に目を光らせながら値下げ交渉、新規業者の開拓や相見積の取得等を徹底して行っていました


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− 順調に経費削減されていたんですね
はい。ただそんな中、経費削減が一巡二巡すると大きな成果をコンスタントに挙げる事は徐々に難しくなりました。そうなると相見積の取得や各業者との値下げ交渉を毎回行う事に対して業務負荷が見合うのか、といった問題も散見されるようになりました。
各担当者ごとの経費削減ではある一定の限界が見えて来始めたと言う事だったのでしょう。しかし、学生の皆様に対して、常に継続して最高品質の教育コンテンツを提供し続けるというミッションがある以上、そこで経費削減の手を止めるわけには行きません。
そこで次の一手として、学校全体、できれば姉妹校も含めた共同購入でボリュームを上げてコストを下げようと言う事になりました。
ところが共同購買の為に発注品を統一しようとすると、ちょっとした使い勝手が変わってしまったり、納期の統一ができなかったり、契約時期の問題があったりと。また、各担当者によって自分が発注し慣れ親しんだシステムがありますから、一見軽微と見える業務フロー変更でも容易に行えない事情が発生したりと、現場からは問題点を指摘する声が続々と出て来ました。
価格を下げる為とは言え、仕様を下げてしまった場合に問題が起きるかもしれない事への危惧や、「学生に提供する物は多少金額がかかっても良い物を揃えたい」と言った心情は全員が理解できてしまうだけに、そう言った意見を無視はできません。かと言って製品仕様を良い物に合わせては却って全校的に経費が上がってしまう。そんな矛盾を抱えていました。
当校では購買業務を専門とする部門はありませんので、仕様を統一しながら経費削減を進めて行き、強力にリードする責任を負える部門が無かった事も一つの要因だったのだと思います。

 【導入の経緯】
− 従来の購買に限界を感じつつあったんですね
はい。ただそのような状況があったとは言え、購買専門の部門が恒久的に必要とはとても思えませんので、部署新設は検討しませんでした。権限を持った一時的なプロジェクトチーム等も現実的ではありません。質の高い教育を学生の皆様にご提供するのが我々教職員の本分であって、多岐に渡る購入品目ごとに購買のプロフェッショナルを養成することは、現実的ではありませんので。より高いレベルへ進むはずの経費削減に閉塞感が生じるのは十分に予想されることでした。

そんな時に耳にしたのが、当校のグループ企業で大きな成果を挙げたオペラシオンさんの噂でした。学校法人に経費削減のコンサルティング企業と言うのもあまりイメージが湧きませんでしたが、勧められるがままに話をしてみました。

すると、オペラシオンさんは得意とされるサービス業の支援以外にも、他の学校法人での実績も多くある事、そして同じような悩みを抱えた学校さんがたくさんあり、オペラシオンさんのような外部の意見を参考にすることによって、各担当者の意識が変わるケースが多い事もわかりました。また、ご提案いただいた際に「個別最適の集合体が必ずしも全体最適になるとは限りません」と仰っていたことに強い印象を受けたのを覚えています。

educate_02_v1.1− 他校の事例が参考になったのでしょうか
とても参考になりましたね。他の学校法人さんが良い方向へ変わって行った、その現場を共にして来た経験談を聞くうちに、当校が良い方向へ変わって行く姿を、私の頭の中でイメージする事ができました。そして、とにかく一度試しにオペラシオンさんへお願いしてみようかと言う事になりました。

 

 

 【導入後の効果】
− オペラシオンのコンサルティングで変わった事はありますでしょうか
オペラシオンさんが入って一番変わったのは、当校職員の意識だと思います。仕様の統一に苦心していた状況に対して、「変化への対応ノウハウ」や「製品仕様のチェックポイント」を多くお持ちでした。なので、叩き台としてのアイデアを数多く出してくれる事で、否定や批判を全員が思ったまま口にできるようになったのかもしれません。これは、最初の叩き案を出したのが上司でも同僚でなく、何のしがらみも無いオペラシオンさんだった事も助けとなって、全員が遠慮無くできた事だったのかなとも思います。

そして打ち合わせを重ね「経費削減自体はやらなければならない事」が全員の共通認識であるとの再認識を重ねていくうちに、オペラシオン案の代替え案を出せるようになったり、当校に適するようにアレンジするアイデアや追加案が出るようになりました。改めて経費削減を自分達のミッションとして全員が認識するようになったとも言えます。

− 担当者が個人で努力していた時より、更に経費削減に前向きになったということでしょうか
それは強く感じます。しかもその効果は校内の職員だけに止まりませんでした。

各担当が経費削減を意識して業者さんと会話をしていると、既存の業者様からも「今の使い勝手ならこの商品の方が経費は少なく済みます」「現状の発注に加えこの商品も当社に発注があれば、トータルで安くする事が可能です」等のように経費削減に繋がる提案が実現可能なレベルで数多く出るようになりました。当校職員と既存業者様のスキルと意欲が一層高いレベルへと昇華したのです。
オペラシオンさんの経験と提案に加えて、既存業者様の提案と当校職員の工夫意欲が新しい段階へと進んだ事により、全校横断的な購買力を生む機会が飛躍的に増えました。

− 全校的な購買量を活かす機会が増えたのは狙い通りですね。他にもオペラシオンへ依頼して良かった事はありますか
educate_031つ例を挙げるとすれば、ですが、今までは特に卒業式と新入式の重なる年度末から新年度始めにかけて購買業務が集中してしまった際に、どうしてもリソースが不足になりがちとなることがあるのですが、そういった際にオペラシオンさんが入札開催を請負ってくれる事で、業務負荷分散ができるようになりました。

先程から述べて来た事と合わせ、これらの効果により、既存業者様との関係をむしろ良好なものとしながら経費削減を進める事が容易となり、大きな成果を達成する事ができました。

そう言えば、他にも良かった事があります。特に大きな設備を改修する際ですが、当時の担当者が異動や退職等でいなくなっている事も多く、設備の仕様策定の意図が不明確となっていたり、今の時代に即さないと判断し得る事が存在しました。この点に関しても入札仕様書を始めとしてオペラシオンさんと共同で仕様を策定しなおしその記録を残す事で、次回には大きく助けとなる事が期待されます。基本的な事ですが、オペラシオンさんが口癖のように言っている5W2Hを徹底して仕様を書き残し後々解り易くする事や、次回誰が手掛けても今より簡単に同じ効果を出せるようにしておく事もより強く意識するようになりました。

educate_04− これからの御校の取組を教えてください
これからより一層少子化が進むと言われている現状、経費削減自体は決して終わる事の無い命題ですし、より少ない業務負荷で効果を上げる経費削減は必須といえます。従って、今当校が経験してきた経費削減取組が更に一段進んで習慣化したことは、今後もスキルとして必ず生きて来ると思います。

今回の取組で得たアウトプットを、仕様書を始めとしたレガシーとして構築し、スキルを継承する事で、この先は今より少ない業務負荷で成果を上げ続ける事ができると確信しています。

そして、今まで以上に当校の特色を出して付加価値を感じていただく事にリソースをあて、在校生の皆さんのみならず、ご父兄やご卒業いただいた皆さん、業者様と、全てのステークホルダーの方にとってより良い学校にしていきたいと思っています。

 

学校法人 麻生塾
140年にわたる歴史を持つ麻生グループの運営する学校法人。福岡県下に専門分野に特化した全12校・78学科を展開する総合専門学校です。
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